Sistem Buku Besar Umum, Pelaporan Keuangan, dan Pelaporan Manajemen

Hi Fellas!!! 

Kalian tahu tentang sistem buku besar umum, pelaporan keuangan, dan pelaporan manajemen dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) itu? Kalau kalian masih belum tahu, saya akan menjelaskan sedikit nih agar pengetahuan kalan bertambah. So check this out ya! 

Skema Pengodean Numerik dan Alfabetik memiliki beberapa macam nih. Nah saya akan menjelaskan macam-macamnya.

Yang pertama adalah Kode Berurutan. Kode berurutan (sequential codes) mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menaik).  Aplikasi umum dari kode ini adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya. Nah itu penjelasan mengenai kode berurutan. Kode ini memiliki keunggulan dan kelemahan nih, yaitu:

               - Keunggulan

                 Pengodean berurutan mendukung rekonsiliasi transaksi batch, yang  dapat memperingatkan manajemen apabila kemungkinan kehilangan atau salah penempatan transaksi, sehingga dapat menentukan penyebab dan pengaruh dari kesalahan tersebut.

               -Kelemahan

                1. Pengodeaan berurutan tidak membawa kandungan informasi di luar tata urutan dokumen.

                2. Skema pengodean berurutan juga sulit diubah.

                3. Penyisipan suatu item baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.

Selanjutnya Kode Blok, yaitu variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi dari sebagian dari kelemahan yang disebutkan diatas. Keunggulan dari kode blok yaitu memungkinkan penyisipan kode baru dalam 1 blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode. Sedangkan kelemahannya adalah kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.

Selain kode berurutan dan kode blok, masih ada lagi nih namanya Kode Group. Kode group digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan 2 atau lebih data yang saling berkaitan. Kode group punya beberapa keunggulan nih. Keunggulannya yaitu memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda, memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah sekaligus lebih mudah diingat, memungkinkan analisis dan pelaporan yang terperinci baik dalam kelas item maupun pada item-item dari kelas yang berbeda. Tapi kode group punya kelemahan juga, yaitu terletak pada keberhasilannya sebagai alat klasifikasi.

Selanjutnya yaitu Kode Alfabetik, kode ini digunakan untuk tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetik) atau dapat digunakan dalam teknik pengodean blok atau grup. Keunggulan dari kode alfabetik itu sendiri yaitu kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alphabetik murni. Kelemahannya adalah sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara berurutan dan mengurutkan record yang dikodekan lebih sulit bagi pengguna.

Kode yang terakhir adalah Kode Mnemorik. Kode ini merupakan karakteristik dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna. Biasanya digunkan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan 2 atau lebih data yang saling berkaitan. Kode mnemorik membuat pengguna tidak perlu mengingat. Disamping itu, kemampuan kode mnemorik terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu kelas.

SISTEM BUKU BESAR UMUM

            Merupakan suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi.

Terdri dari:

1.      Voucher jurnal

Merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, voucher jurnal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi.

2.      Basis data GLS

Basis GSL terdiri dari berbagai file master buku besar umum, file sejarah buku besar umum, file voucher jurnal, file sejarah voucher jurnal, file pertanggung jawaban, file master anggaran.

3.      Prosedur GLS

Proses pembaharuan GSL sederhana secara konseptual. Voucher jurnal mengalir dari sistem pemrosesan transaksi dan sumber lainnya ke departemen buku besar umum.

SISTEM PELAPORAN KEUANGAN

Tanggunga jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal diterapkan oleh standar hkum dan professional. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi melalui komponen FRS dari GL/FRS. Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pengguna eksternal, seperti pemegang saham, kreditor, dan pejabat pemerintah. Mereka semua memerlukan informasi yang mungkin mereka mengamati tren kinerja selama beberapa waktu dan melakukan perbandingan di antara perusahaan yang berbeda melalui laporan keuangan tersebut. Dengan mengetahui hakikat kebutuhan ini, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua perusahaan dengan cara-cara yang diterima secara umum dan dipahami oleh pengguna eksternal.

a.      Pengguna yang canggih dengan kebutuhan informasi yang homogeny

Karena komunitas pengguna eksternal sangat besar dan kebutuhan informasinya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke pembaca umum. Laporan keuangan disiapkan dengan pemikiran bahwa pembacanya terdiri atas pengguna yang canggih (sophisticated users) dengan kebutuhan informasi yang relative homogen.

b.      Aktivitas FRS

Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file master buku besar umum saat ini, file sejarah buku besar umum, dan input langsung (jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan aruskas. FRS juga menghasilkan laporan analisis keuangan, laporan keuangan komparatif, engembalian pajak, dan laporan khusus untuk badan penetap undang-undang (komisi perdagangan dan sekuritas).

c.       Proses Akuntansi Keuangan

Proses akuntansi keuangan (financial accounting process) dimulai dari status bersih di awal tahun fiscal yang baru. Hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Dari titik ini, prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

·         Mencatat transaksi.

·         Mencatat jurnal khusus.

·         Membukukan ke buku besar pembantu.

·         Membukukan ke buku besar umum.

·         Menyiapkan neraca percobaan yang belum disesuahkan.

·         Membuat jurnal penyesuaian.

·         Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penyesuaian.

·         Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.

·         Menyiapkan laporan keuangan.

·         Menjurnal dan membukukan ayat jurnal penutup.

·         Menyiapkan neraca percobaan pasca penutup.

Proses akunatansi keuangan yang diusebutkan diatas memiliki tiga tahap yang berbeda, yang masing-masing melibatkan elemen-elemen dari satu atau lebih subsistem informasi:

Tahap 1 – prosedur harian

Tahap 2 – prosedur akhir periode

Tahap 3 – prosedur pelaporan keuangan

d.      Mengendalikan GL/FRS

Aktivitas-aktivitas GL/FRS secara ekslusif merupakan pekerjaan akuntansi. Tidak seperti pemrosesan transaksi, yang juga melibatkan arus sumber daya fisik, kekhawatiran pengendalian terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposour potensial dalam system ini terdiri atas:

1)      Jejak audit yang tak sempurna

2)      Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum

3)      Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu

4)      Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak diotorisasi

Jika tidak dikendalikan, eksposour-eksposour ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para pengguna. Konsekuensi potensialnya adalah tuntutan hokum, kerugian yang signifikan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.

e.      Isu Pengendalian GL/ FRS

Studi kita tentang pengendalian GL/FRS akan mengikuti kerangka yang ditetapkan dalam SAS 78, yang tentunya sekarang sudah dipahami, seperti:

1)      Otorisasi transaksi

2)      Pemisahan Tugas

3)      Pengendalian akses

4)      Catatan akuntansi

5)      Verifikasi independen

GL/ FRS Berbasis Komputer

Perusahaan menggunakan buku besar umum hanya untuk pelaporan keuangan akan menemukan bahwa system batch, yang menggunakan file yang berurutan, memenuhi kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. System ini dioperasikan secara sederhana, dan pengendalian akses buku besar umum digunakan untuk mendukung tugas yang lebih luas dalam organisasi, system yang menggunakan pemrosesan real-time dan file akses langsung mungkin diperlukan. Pada bagian ini akan dibahas suatuGL/FRS otomasi tradisional dan pendekatan rekayasa ulang yang menggunakan GL/FRS berbasis computer.

1.      GL / FRS Warisan yang menggunakan Pemrosesan Batch dan File datar

            Kekuatan

            Terletak pada pengendalian dan pelaporan.

            Kelemahan

            Yaitu tidak efisien dan rekonsiliasi yang tidak sering dilakukan.

2.      Rekayasa Ulang Gl/ FRs Menggunakan File akses langsung

Pendekatan ini sangat memfasilitasi identifikasi kesalahan dengan tepat waktu ketika batchtransaksi tidak seimbang nilainya. Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pelaporan manajemen. Para manajer internal memerlukan informasi yang lebih sering dan tepat waktu daripada pengguna eksternal daro laporan keuangan tradisional. Karena sebagian informasi ini datang dari proses data buku besar umum, pengguna pendekatan akses lansung memfasilitasi akses manajemen ke data-data penting. Masalah pengendalian yang perlu diperhatikan, yaitu:

a)      Pemisahan tugas

b)      Catatan akuntansi dan pengendalian akses

SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

Sistem pelaporan yang mengarah perhatian manajemen ke masalah-masalah dengan tepat waktu juga mempromosikan efektivitas manajemen sehingga mendukung tujuan bisnis organisasi. Dalam pengendaliaan MRS manajemen dituntut untuk menyediakan sarana formal untuk memantau fungsi pengendalian internal. Hal ini dapat dicapai melalui pemisahan prosedur audit atau dengan aktivitas pengawasan yang berkelanjutan.

Teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana. Laporan tepat waktu memungkinkan para manager fungsional  seperti penjualan, pembelian produksi, dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan operasi mereka. Ini akan memberikan bukti  mengenai berfungsinya atau tidak berfungsinya pengendalian internal.

Faktor Yang Mempengaruhi MRS

Merancang system pelaporan yang efektif memerlukan pemahaman akan apa yang dilakukan oleh para manajer dan jenis-jenis masalah yang dihadapinya. Factor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi manajemen, antara lain:

ü  Proses Pengambilan Keputusan

ü  Prinsip- prinsip Mnajemen

ü  Fungsi, tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen

ü  Struktur Masalah

ü  Jenis-jenis Laporan Manajemen

ü  Akuntansi Pertanggungjawaban

ü  Pertimbangan  Perilaku

1.      Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan rasional bukan merupakan tindakan yang spontan. Tindakan tersebut terdiri atas serangkaian langkah-langkah sistematis yang dilakukan pengambilan keputusan.Langkah- langkah dalam proses pengambilan keputusan (Decision-making process):

a)      Mengidentifikasi masalah

b)      Mengevaluasi  solusi alternatif

c)      Mengimplementasikan solusi yang terbaik

d)      Melakukan pemeriksaan pasca Implementasi

e)      Mengevaluasi solusi alternatif

Kriteria keputusan

Beberapa faktor atau kriteria keputusan (decision criteria) yang penting membentuk dasar bagi pengambilan keputusan. Kriteria tersebut dapat beruwujud atau tidak berwujud. Kriteria keputusan berwujud adalah kriteria-kriteria yang dapat diukur, seperti informasi biaya, peningkatan kapasitas produksi dalam unit, dan kecepatan operasi. Kriteria keputusan tidak berwujud biasanya tidak dapat diukur. Kriteria ini merupakan isu-isu kualitas dan meliputi hal-hal seperti implikasi pelaku, konsekuensi politik, dan perubahan gaya hidup.

a)      Mengidentifikasi kriteria keputusan dan menetapkan bobotnya

b)      Menilai setiap alternatif

c)      Menghitung nilai tertimbang (Weight score-WS)

Prinsip – prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen. Prinsip yang langsung memengaruhi MRS adalah:

a)      Formalisasi Pekerjaan

b)      Tanggung Jawab dan Wewenang

c)      Jangkauan pengendalian

d)      Manajemen dan Pengendalian

e)      Fungsi, Tingkat, dan Jenis Keputusan Manajemen

Keputusan perencanaan dan pengendaian diklasifikasikan sebagai berikut:

a.      Keputusan perencanaan strategis (strategic planning decision)

b.      Perencanaan taktis (tactical planning decision)

c.       Pengendalian manajerial (management control decision)

d.      Pengendalian operasional (operational control decision)

Jenis Laporan Manajemen

Laporan merupakam sarana formal untuk membawa informasi kepada para manajer. Istilah laporan cenderung berarti pesan tertulis yang disajikan di kertas. Pada kenyataannya, laporan manajemen (management report) dapat berbentuk fisik sesuai dengan yang diinginkan atau dibutuhkan oleh penggunanya.

Tujuan Laporan

Sebelumnya, ingat kembali bahwa informasi mengarahka pengguna pada suatu tindakan. Oleh karena itu agar berguna, laporan harus memiliki kandungan informasi. Nilainya adalah dampaknya terhadap pengguna. Hal ini dapat ditunjukkan dalam dua tujuan pelaporan umum, yaitu:

1)      Mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan sesuatu masalah yang dihadapi pengambilan keputusan

2)      Memengaruhi perilaku pengambilan keputusan dengan cara yang positif

1.      Pelaporan Terprogram

Laporan terprogram memberikan informasi untuk memecahkan masalah yang telah diantisipasi pengguna. Terdapat dua subkelas laporan terperogram: laporan terjadwal dan laporan menurut perintah. System pelapran manajemen menghasilkan laporan terjadwal menurut kerangkah waktu yang ditetapkan, bisa harian, mingguan, kuartalan, dan sebagainya.

Contoh-contoh laporan ini adalah daftar penjualan harian, laporan pembayaran gaji mingguan, dan laporan keuangan tahunan.

Atribut laporan

Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini: relevan, ringkas, berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu dan singkat.

2.      Pelaporan Khusus

Manajer tidak selalu dapat mengantisipasi kebutuhan informasi. Hal ini terjadi terutama bagi manajemen tingkat atas dan menengah. Dalam dunia bisnis yang dinamis, masalah-masalah yang muncul memerlukan informasi baru dan sering kali tidak cukup waktu untuk menulis program computer tradisional untuk memastikan informasi yang diperlukan. Namun demikian, kemajuan teknologi basis data membuat kebutuhan langsung dan kapalitas untuk menghasilkan laporan tersedia secara luas bagi para pengguna. Sehingga, manajer dengan latar belakang komputr yang terbatas dapat dengan cepat menghasilkan laporan khusus dari terminal atau computer mikro, tanpa bantuan tenaga professional pemrosesan data.

Akuntansi Pertanggungjawaban

 Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Konsep ini menyatakan bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab manajer, dan dapat dilacak ke masing-masing manajer. Arus informasi dalam system pertanggungjawaban mengalir k atas dan ke bawah melalui saluran informasi, hal ini mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban:

1)      Menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer

Melaporkan dan mengukur kinerja actual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.